Schulträger: Das digitale Aufnahmeverfahren in die Grundschule

Im Zusammenhang mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) hat das MBJS im Jahr 2023 erstmals die Möglichkeit der optionalen digitalen Schulanmeldung für die Sorgeberechtigten zur Verfügung gestellt. Für das Aufnahmeverfahren in die Grundschule zum Schuljahr 2025/26 wurde diese Möglichkeit bereits von einer breiten Basis von Sorgeberechtigten genutzt.

Entsprechend § 11 Abs. 1 und 2 der Verordnung über regelmäßige Datenübermittlungen der Meldebehörden (MeldDÜV) erhalten die Schulträger zum 1. September eines Jahres die Daten der Kinder, die im darauffolgenden Jahr schulpflichtig werden. Auf Grundlage der jeweiligen Schulbezirkssatzung erstellen die Schulträger die Einschüler-Listen, die dann jährlich an die Grundschulen übergeben werden. Um die digitale Anmeldung für die Sorgeberechtigten und Schulen optimal nutzbar zu machen, setzt dies einerseits ein gewisses Datenformat und andererseits einen festen Übermittlungszeitpunkt voraus. Daher sollten die Schulträger das einheitliche Format der Einschüler-Listen an die Schulen übermitteln, um den Import zu ermöglichen. Die Datei ist im Abschnitt "Dokumente" hinterlegt. Zu beachten ist dabei, dass bei Änderungen der Datei oder Übermittlung als PDF der Import der Liste für die Schulen nicht mehr möglich ist. Weiterhin sollten die Einschüler-Listen vor den Herbstferien an die Grundschulen versandt werden. Bei Bedarf sollte eine Abstimmung mit den Schulsachbearbeiterinnen und Schulsachbearbeitern in den Schulsekretariaten erfolgen.

Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Notwendigkeiten und Abläufe werden diese im Folgenden näher beschrieben:

• Sobald Sie die Einschüler-Listen in dem oben genannten Format an die Grundschule übergeben haben, kann die Grundschule die Liste in der Schulverwaltungssoftware importieren.
• Die Übergabe der Einschüler-Liste sollte in der Regel vor den Herbstferien umgesetzt sein, damit Schulen die Daten nach den Herbstferien importieren können.
• Der konkrete Termin wird jährlich in Abhängigkeit von den Herbstferien festgelegt, auf der Internetseite des MBJS veröffentlicht und vom staatlichen Schulamt bekannt gegeben.
• Technischer Hintergrund: Mit dem Import der Einschüler-Liste werden die von den Schulträgern festgelegten Schulbezirkssatzungen im digitalen Aufnahmeverfahren abgebildet. Erst wenn die Schule die Einschüler-Liste importiert hat, können Sorgeberechtigte über ihre Adresse gezielt die für die Anmeldung zuständige Grundschule ermitteln. Denn die eingehenden Datensätze der Sorgeberechtigten werden während der Schulanmeldung automatisch abgeglichen.
• In der Regel nach den Herbstferien wird die digitale Anmeldung (Ü1-Verfahren) vom MBJS auf dem Schulportal freigeschaltet, damit die Sorgeberechtigten ihr Kind digital anmelden können. Auch dieser Termin wird jährlich auf der Internetseite des MBJS bekannt gegeben.
• Im weiteren Verlauf können Grundschulen die Daten in der Schulverwaltungssoftware nutzen und das Aufnahmeverfahren in die Grundschule digital gestützt durchführen.